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實地檢查報告書對意見的措施結果(2006年度第一次)

最後更新日期2024年7月30日

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實地調查的概要
檢查日期2006年7月7日
檢查對象健康福利局福利保健課、中區服務課

健康福利局福利保健課

關於工作體制的改善意見)
意見要旨關於數據是否按照修改委託書正確修改,沒有破例處理,最好定期進行檢查和檢查。
措施結果每年進行一次定期審計。為了能在包括此次審計時在內的適當機會中,確認除了作業指示書以外沒有進行異例處理,新系統將討論有效的檢查和檢查方法,並實施。
關於訪問日誌(改善意見)
意見要旨在系統修改時,應該保存參照數據時的訪問日誌,在區政府等現場也提出可以檢查訪問日誌的單據等,以便在現場進行檢查。
措施結果因為保存參照時的訪問日誌是對個人資料的不正當訪問的抑制力,所以關於新系統,“關於在記錄了個人資料的系統中通過終端機的數據的更新、檢索等操作的記錄的概要”(2003年8月25日總I第120號)的規定進行構築、運用。
關於確定個人的檢索方法(改善意見)
意見要旨為了防止窗口的誤交付,在系統中貫徹特定個人的理想檢索方法是有效的,但是現狀是,各區使用了各種各樣的檢索方法,沒有製作統一的手冊等。本系統中最合理、最令人滿意的檢索方法應由局和區協同開發,併在各區作為標準手冊展示,並舉橫濱市實施。
另外,在新系統中,應該研究與橫濱市的人口規模相應的可靠且快速的檢索功能的裝備。
措施結果接受了這次的指摘,製作了有關檢索方法的手冊。另外,在每年實施一次的用戶研修中,今後也將作為說明專案進行。
另外,在18年度的新系統基本設計中,接受用戶的意見,關於個人檢索,不僅僅是到現在為止的假名2個字以上·出生年月日的檢索方法,還將適用“模糊檢索”等最高技術水平的內容。
關於物理性的安全對策(提案意見)
意見要旨關於伺服器室,建議至少在最後一個從業者退房時要上鎖。另外,如果設想惡意攻擊和不正當行為的話,作為將來的課題,建議討論設置監視器。
措施結果因為要實施伺服器室的上鎖,所以已經訂購了安裝工程。
另外,現在職員及工作人員也要求使用磁卡進行入室管理、配送業者等事先提交負責人名單、佩戴名牌、事先聯繫,用內線電話確認後開鎖,在18年內,設置了以防止個人資料泄露為目的的監視器正在準備中。
【補充】
伺服器室的上鎖及監視器的設置已在2006年內實施。
關於Cecti的規定(提案意見)
意見要旨關於受託者的安全性的公司內部規定是公司外秘的,但是市政府方面建議通過問卷調查等確認是否採取了必要的對策,並討論留下記錄。
措施結果關於受託者的安全性相關的公司內部規定,雖然是公司外的秘訣,但是受託者是否採取了必要的安全對策,市政府將討論在確認並留下記錄的方法。
關於一覽表的輸出(提案)
意見要旨雖然新系統可以輸出利用者一覽表等,但是關於下載的數據等的管理,建議從現在開始討論。
措施結果在新系統中,為了提高便利性,正在討論在區政府能夠輸出統計數據和利用者一覽表等,所以關於下載的數據等管理規則也將一併討論。
關於采用空窗信封發送方式
意見要旨至今為止發生的很多錯誤發送,通過采用打開窗戶的信封發送方式可以避免。在導入新系統時,建議調查通過現在的福利5法系統發送決定等文件的業務,並討論通過打開窗戶的信封發送。
另外,橫濱市的整個系統都可以說,為了統一收件人的列印位置等,將打開窗戶的信封規格共通化,可以期待製作信封等削減成本的效果。
措施結果為了防止誤送,開窗信封的有效利用是有效的,在現行系統中,局用、區用的開窗信封的規格也共通化了。在新系統中,關於以規格的共通化為前提的對象帳票的範圍的擴大,與業務所管課也進行協商討論。

《中區服務課》

關於書架的上鎖管理(改善意見)
意見要旨保管公款支出文件的儲物櫃裡沒有門。業務結束後,雖然考慮到移動式柵欄不能進入房間,但不希望在無鎖的儲物櫃裡保管個人資料的狀態。雖然是應該儘快改善的事項,但包括其他業務在內,應確認是否在沒有上鎖設備的書架等處保管個人資料,併在有優先順序的基礎上,長期改善。
措施結果包括指出的公款支出文件在內,服務科管理、保存的文件的90%以上是包含個人資料的文件。另一方面,管理、保管文件的書庫中約有7成是沒有門或者即使有也不能上鎖的狀態。另外,由於最近的業務增加和人員增加,職場更加狹窄,無法確保必要的書庫的設置場所,無法妥善整理管理文件。
被指出的個人資料的恰當管理是非常重要的問題,今後,關於確保必要的空間和能夠上鎖的書庫將有計畫地進行整備。

關於向經營者提供個人資料(改善意見)
意見要旨殘疾人(兒)在日常生活用具給付、出藉事業中,對於行政來說,即使是特定個人、決定給付、出藉所需的個人資料,也沒有必要將其全部記載在給業者的文件中。最好只限於對業者來說必要、不可缺少的個人資料。希望在新系統中討論改善。
措施結果新系統將對提供給事業所的資訊的必要性進行詳細調查,並討論限定專案。(健康福利局障害福祉課回答)

關於進展管理(提案意見)
意見要旨在殘疾人(兒)日常生活用具給付、出藉事業中,接受申請後的程序就像負責人的接力一樣,無法統括整體,無法容易確認處理的完成情況。新系統建議在申請輸入後,對裁決、封入完成進行確認、記錄。
包括在服務科郵寄的個人資料在內的文件大多是從福利5法系統列印出來的文件。郵寄檢查票的發送地址欄是由手寫或文字處理機制作的,但是新的福利5法系統建議討論製作記載了所有應發送的文件的“個人資料郵寄檢查票”。
措施結果因為事務處理與多個工作人員有關係,所以將處理狀況的一覽功能導入新系統,討論能夠進行整體的進展管理。
關於個人資料郵寄檢查票,我們將討論系統中對應的可能性,繼續努力不發生錯誤發送。(健康福利局障害福祉課回答)

關於大量發生時的封入業務的委託可化等
意見要旨雖然是市政府全體的問題,但是建議大量發送物不是職員的手工作業,而是自動封入、封口、委託業者的發送。
措施結果關於大量發送業務的委託化等,在業務所管局等作為錯誤發送等事故防止對策推進著,現在中區服務課沒有進行職員大量封入、大量發送業務。
作為錯誤發送等事故防止對策,我們認為有效,因此將在業務所管局等處繼續推進。(中區服務課及市民活力推進局市民資訊課回答)

關於本頁的諮詢

市民局市民情報室市民情報課

電話：045-671-3883

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傳真:045-664-7201

電子郵件地址[email protected]

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