實地檢查報告書對意見的措施結果(2006年度第2次)
最後更新日期2024年7月30日
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2006年度第2次關於個人資料處理事務的實地檢查報告書的意見的措施結果
實地調查的概要| 檢查日期 | 2006年12月8日 |
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| 檢查對象 | 兒童青少年局中央兒童相談所(現:西部兒童相談所)、保土谷區服務課 |
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關於回議資料的管理規則【緊急・現場】(改善意見)| 意見要旨 | 會議上分發的個人資料的管理委託給每個人的自我責任的情況不恰當,所以應該改善制定統一的規則。 |
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| 措施結果 | 關於在援助方針會議上使用的會議資料,關於會議後的處理,沒有在所內設置統一的規則。受到實地檢查的指摘,決定如下處理。 關於所長、支援課長、諮詢調整股長、案例相關的負責股長、議事錄,保存所有資料。除此之外,需要繼續使用時,指定所長繼續使用的資料,將該資料暫時回收、保管後,在下次會議時再次分發。關於在一次會議上完成的、繼續使用結束的,會議結束後由負責人員回收,用碎紙機進行裁剪處理。 |
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關於書庫的上鎖管理【中長期・市全體(環境整備)】(改善意見)| 意見要旨 | 雖然作為整個辦公室都被鎖管理,但是現在相關的兒童的箱子文件被保存在職員個人的桌子的抽屜裡,有不能無上鎖和上鎖的東西。
隨著業務及人員增加,事務空間的縮小,可能上鎖的櫃子類也不得不撤去,但至少,為了能在夜間上鎖管理,應該在中長期進行整修和改善。 |
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| 措施結果 | 關於保管箱子文件的可動式書庫,現在是不能上鎖的構造,但是在本年度西部兒童相談所的改修工程的同時,通過隔壁的設置等來進行上鎖管理。 |
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關於負責人持有個人資料【緊急・現場】(改善意見)| 意見要旨 | 即使在作為負責業務的基本資訊應該放在手邊的個人資料的情況下,也應該考慮到其必要性,將其控制在最小限度,並制定工作時間以外的收納等合理管理的規則。 |
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| 措施結果 | 關於案例文件,每次必要時都會從保管書庫中取出,確認兒童等基本資訊、援助方針等,為了防止個人資料泄露,特別是關於工作時間以外的案例文件在書庫中的保管,再次進行了周知和貫徹。 |
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關於職員知己兒童的資訊管理(提案意見)| 意見要旨 | 雖然不讓職員負責居住區,但是即使是在居住區以外,也要負責親戚、熟人等兒童,或者知道有關該案件的資訊是不合適的,所以建議建立一個考慮到不向該職員傳達訊息的機制。 |
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| 措施結果 | 讓親戚、熟人等知己的兒童負責,在對資訊泄露的危險性、兒童、監護人等進行適當援助的基礎上,也不考慮讓其負責。接受實地檢查的指摘,在決定案件負責人的時候,決定將確認是否是知己的事情編入手續中。另外,在一年一次關於個人資料保護的研修時,指導知己的情況進行自我申報等,徹底不提供資訊。 |
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關於支援兒童的個人資料管理(提案意見)| 意見要旨 | 支援兒童的個人資料是由紙質媒體的案例文件來管理的,但是職員是誰都可以訪問兒童資訊的狀態,也可以成為內部泄漏的風險因素。
另外,由於僅1名負責職員難以應對的案件也在增加,因此建議作為主負責人和副負責人的團隊體制,明確共享資訊的規則,同時也希望將來支援經過能夠通過系統來管理。 |
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| 措施結果 | 現在,關於情況,根據負責地區的不同,分別以1名職員負責情況為基本,沒有採取主要負責、副負責等團隊體制。另外,關於諮詢調整、支援人員等職員,由於業務的必要性,可以訪問兒童資訊。受到指摘,從防止個人資料泄露的觀點出發,討論業務上的課題、問題點等,關於能訪問的職員的限制進行討論。關於支援經過的系統化,將在福利5法系統的修改等的同時進行討論。 |
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關於終端操作手冊的保管方法(提案意見)| 意見要旨 | 福利5法系統的操作手冊設置在終端附近,但是考慮到惡意者有不正當操作的可能性,建議在工作時間以外收納等,考慮手冊的保管方法。 |
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| 措施結果 | 關於福利5法系統的操作手冊,從便利性到現在為止經常放置在福利5法系統終端附近使用,不過,今後,業務時間以外,作為收納在櫃子裡,每次取出使用的方式。 |
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關於福利5法系統終端的登錄、註銷的貫徹【緊急・全市】(改善意見)| 意見要旨 | 為了迅速應對市民,在登錄系統終端的情況下,多個職員在終端上操作著終端,個人資料的訪問還沒有被妥善管理。
應遵守離席時自行註銷、再次登錄的基本規則,業務所管局對於其他職場,也應重新貫徹每個終端操作者登錄、註銷的規則。 |
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| 措施結果 | 為了迅速應對市民,在登錄系統終端的情況下,有多個職員在操作終端。現在正如指出的那樣,向職員貫徹了每個終端操作者登錄、註銷的規則。同時,在操作終端的過程中,由於窗口和電話對應等不得已離開座位的時候,也制定了註銷的規則。 |
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關於常用文件的保管管理【緊急・現場】(改善意見)| 意見要旨 | 窗口櫃檯背後的櫃子上放著記錄申報等受理的文件,但是夜間也放著。即使是常用文件,也應該在夜間保管可以上鎖的書庫等,重新審視保管狀況。 |
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| 措施結果 | 關於放置在被指出的櫃子上的文件,活用已有的櫃子,在上鎖的地方進行了保管管理。關於個人資料的保管,規定了業務結束時職員上鎖的規則。 |
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